Het starten van een webshop wordt tegenwoordig steeds makkelijker. Binnen no-time heb je op een bestaand e-commerce platform je eigen shop, of heb je met een websitebuilder je eigen webshop gebouwd. Yes, verkopen maar! Er zit echter ook een verplichting aan vast waar veel ondernemers zich liever niet mee bezig houden: de verplichte administratie voor de Belastingdienst. Nikkie – co-founder van Paperdork – weet er alles van. Ook zij heeft 4 jaar lang een webshop gehad. De boekhouding was daarbij wel haar minst favoriete onderdeel. En geloof het of niet: maar ze is nu samen met haar vriend (accountant) en een ontwikkelaar een nieuwe totaaloplossing voor boekhouding genaamd Paperdork gestart. En met die best practices geeft ze nu een aantal tips om als startende webshop ondernemer je administratie op te zetten.

 

Kies voor een boekhoudprogramma

Alsjeblieft, beloof me één ding. Ga niet kloten met je administratie in Excel. Of zelfs helemaal geen administratie bijhouden. Ook ik heb dat een hele tijd lang gedaan en ik verzeker je dat je daar tijdens de aangifteperiode(s) veel spijt van gaat krijgen. Beter kies je voor één van de vele beschikbare boekhoudprogramma’s. Boekhoudprogramma’s werken meestal met kostencategorieën waarmee jij al je transacties heel makkelijk kunt indelen. Kostencategorieën brengen niet alleen structuur in je boekhouding, ze helpen je ook bij het krijgen van financieel inzicht. Let dus bij de keuze van een boekhoudprogramma ook zeker op in hoeverre dit programma jou inzicht geeft in je financiële situatie. Tot slot hebben veel boekhoudprogramma’s de mogelijkheid om automatisch facturen te versturen. Handig als je bijvoorbeeld veel wholesale verkopen doet aan winkels!

 

Scan je bonnen in

Laat je bonnetjes niet slingeren, en spaar ze niet op. Het is heel verleidelijk want je administratie doen is zeker niet de leukste bezigheid. Maar er zijn genoeg apps en boekhoudprogramma’s waarmee jij foto’s kunt maken van je bonnen, waarna deze direct worden geupload in de cloud. Bij een eventuele controle van de Belastingdienst moet jij je uitgaven altijd kunnen verantwoorden en aantonen met een bon. Het is dus belangrijk dat je deze goed bewaart. En waarom niet de moderne middelen daarvoor gebruiken? Al zijn wij ook nog steeds fan van het bewaren van de bonnen in een map of oude schoenendoos. Better safe than sorry 😉 Wel na het inscannen natuurlijk!

 

Bespaar jezelf onnodig werk

Er bestaan veel misverstanden over wat je wel en niet moet opnemen in je administratie, helemaal voor webshopondernemers. Webshopeigenaren hebben vaak te maken met grote aantallen transacties. Het is in de meeste gevallen niet nodig om alle losse webshoptransacties in je boekhouding te verwerken. In veel gevallen volstaat een maandelijkse export van je webshopsoftware waarbij je de totaalbedragen vermeld in je administratie. Het is belangrijk dat jij bij een eventuele controle wel je inkomsten kunt verantwoorden. Maar meestal kun je dat ook doen aan de hand van de gedetailleerde informatie die je webshopsoftware bijhoudt. Een andere veelgemaakte denkfout is dat het verplicht is om alle stortingen over en weer naar je privé rekening op te nemen in de administratie. Dat mág wel, maar is als Eenmanszaak/VOF absoluut niet verplicht (voor bijv. BV’s is dit dus wel een ander verhaal!).

 

Kies je wel of niet voor een boekhouder?

Een lastige keuze voor veel startende ondernemers: wel of niet investeren in een boekhouder? Eigenlijk zijn wij van mening dat je deze afweging helemaal niet zou moeten maken. Er zijn namelijk vele redenen waarom het goed is om met een boekhouder te werken. Om die reden zit een boekhouder bij Paperdork standaard in de dienstverlening. Een boekhouder kan namelijk met je meedenken over gunstige regelingen waar jij aanspraak op kunt maken (en die je veel geld kunnen besparen!), kan – helemaal in de beginperiode – checken op fouten in je administratie en kan je uiteindelijke aangiftes doen. En vooral dat laatste is echt fijn. Als webshopeigenaar heb je namelijk over het algemeen te maken met veel transacties, en wellicht ook inkopen of verkopen naar het buitenland. Met name de aangifte Inkomstenbelasting is vrij lastig als je geen financiële achtergrond hebt. Maar natuurlijk: het is niet verplicht! Je kúnt het dus zelf doen. Als jij het leuk vindt om je te verdiepen in de fiscale regelingen en terminologie, en vertrouwen hebt in jouw administratie dan kun je natuurlijk ook zelf doen!

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *